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9 Tipps: So verwalten Sie effektiv mehrere Projekte gleichzeitig

20.10.2022

Haben Sie auch manchmal das Gefühl, tagsüber nicht so viel Zeit zu haben, wie Sie brauchen würden, um all die Pflichten und Aufgaben zu bewältigen, die an diesem Tag auf Sie warten? Leider hat jeder von uns nur 24 Stunden am Tag. Aber wie ist es möglich, dass der eine an einem Tag viel mehr schafft als der andere? Die Antwort auf diese Frage ist richtig eingestelltes Zeitmanagement.

Wir bringen Ihnen 9 Tipps, wie Sie mit Hilfe des richtigen Zeitmanagements die Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig bewältigen können, sondern Sie erfahren auch, wie wichtig Planung ist, wie Sie effektiv kommunizieren oder sich beispielsweise richtig einigen Datum der Projektübergabe.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist ein Prozess, der nicht nur die Planung, sondern auch die Organisation Ihrer Zeit in verschiedene Unteraktivitäten kombiniert, sodass Sie sie nicht nur effektiv nutzen, sondern nach und nach lernen, Ihre Prioritäten zu bestimmen und Ziele zu setzen, die Sie erreichen werden.

Die Belohnung für Ihre Bemühungen wird nicht nur eine Verbesserung der Arbeitsproduktivität und -effizienz sein, sondern das Gefühl der Kontrolle führt auch zu einer Reduzierung von Stress, einem besseren beruflichen Ansehen und einer Erhöhung der Chancen auf eine schnellere Erreichung von Lebens- und Karrierezielen. Wie lässt sich die Zeit einfach und unkompliziert verwalten?

Beginnen Sie mit der detaillierten Planung

Der erste Schritt zum effektiven Aufbau Ihres Zeitmanagements und gleichzeitig dessen Eckpfeiler ist eine effektive Planung. Kurz: Bilden Sie in einzelnen Wochen und Monaten alles ab, was Sie privat und beruflich erreichen wollen. Denken Sie jedoch daran, dass Ihre Pläne immer realistisch, spezifisch, messbar und gleichzeitig terminiert sein sollten, damit Sie sie erfüllen können.

Zur besseren Übersicht können Sie alle Planungen beispielsweise auch in eine Excel-Tabelle oder übersichtlich auf eine Plantafel schreiben, die Sie über Ihrem Schreibtisch platzieren können. So haben Sie auch Ihre Pläne jederzeit im Blick.

Bestimmen Sie die Reihenfolge der einzelnen Aufgaben

Unterschiedliche Projekte mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen bedeuten auch unterschiedliche Zeitpläne, Meilensteine und Deadlines. Um sich darin nicht zu verlieren, müssen Sie Ihren TODO-Listen einen klaren Zeitplan geben. Versuchen Sie nicht nur zu planen, was, wann und wo Sie tun werden, sondern auch zu bestimmen, welche Aufgaben wichtiger als andere sind und welche im Gegenteil es sehr eilig haben.

Dafür kann zum Beispiel die Matrix von Eisenhower ein tolles Tool sein, mit dessen Hilfe Sie Ihre Aufgaben, Projekte und Termine nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in 4 Quadranten einordnen können.

Wenn Sie bereits alles aufgeschrieben haben, haben Sie einen klaren Zeitplan, von dem Sie genau wissen, dass er nicht nur alle Fristen enthält, sondern auch Ihre Fähigkeit, diese zu erreichen. Dies ist eine sehr wichtige und strategische Entscheidung, also planen Sie genügend Zeit und Ruhe für diesen Prozess ein.

Respektieren Sie die erstellte Liste

Wenn Sie sich bereits Ziele gesetzt haben, die Sie erreichen möchten, und den notwendigen Fahrplan dafür erstellt haben, halten Sie sich daran. Versuchen Sie, so wenig wie möglich in den Zeitplan einzugreifen, und ändern Sie den Zeitplan nur in den nötigsten Fällen.

Konzentriere dich auf den gegenwärtigen Moment

Konzentrieren Sie sich bei der Arbeit an einem Projekt immer nur auf das jeweilige Projekt oder die Aufgabe. Laufen und springen Sie nicht zwischen Projekten hin und her. Multitasking kann für eine Weile sehr effektiv sein, aber ansonsten ist es wirklich ein Pfad der unaufhaltsamen Hölle, der Sie nicht sehr weit bringen wird. Es wird nur zu einer Verringerung Ihrer Produktivität führen. Versuchen Sie immer, mit Ihren aktuellen Aufgaben geistig präsent zu sein, und rennen Sie nicht mit ihnen zu anderen Projekten oder Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon davon.

Effektiv kommunizieren

Bei der Arbeit in unterschiedlichen Teams und an unterschiedlichen Projekten ist ein weiterer Baustein neben der Planung und Organisation auch eine effektive und regelmäßige Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Man muss einander vertrauen und darf nicht füreinander arbeiten, weil man in dem gegebenen Projekt aufeinander angewiesen ist und sich auch gegenseitig helfen kann. Sie sollten daher die Energie in der jeweiligen Mannschaft wahrnehmen und versuchen, ihr so gut wie möglich zu entsprechen.

Effektive Kommunikation hängt auch mit der Nachricht Ihres E-Mail-Posteingangs zusammen. Wussten Sie, dass wir, wenn wir von der Aufgabe abgelenkt sind, an der wir arbeiten, fast 25 Minuten brauchen, um wieder in sie einzutauchen? Das ständige Überprüfen Ihrer E-Mails lenkt Sie ab. Planen Sie deshalb bestimmte Zeiten für den Check Ihres E-Mail-Postfachs ein, idealerweise 3 mal am Tag.

Schreiben Sie alles auf

Haben Sie viel um die Ohren und vergessen Sie manchmal ganz, was Sie im letzten Projekt erreicht haben oder was genau der Inhalt des letzten Meetings zum Projekt war? Machen Sie sich umfangreiche Notizen und halten Sie alle wichtigen Aufgaben, Pläne und Zeitpläne für einzelne Tätigkeiten in einzelnen Ordnern oder einem handlichen Notizbuch fest.

Weniger versprechen, mehr liefern

Planen Sie immer zusätzliche Zeit ein, wenn Sie einen Projektabschlusstermin vereinbaren oder Arbeiten abgeben. Reichen Sie niemals nur einen Teil einer laufenden Arbeit oder die Hälfte eines noch nicht abgeschlossenen Projekts ein. Nehmen Sie sich lieber ein oder zwei zusätzliche Tage und beenden Sie das Projekt und arbeiten Sie richtig. Denken Sie immer an die Zeitmanagement-Regel von Hofstadter, die besagt, dass alles immer mehr braucht, als Sie erwarten.

Unser Tipp: Wir empfehlen daher, bei der Planung des Projektabschlusses auch die eintretenden Worst-Case-Szenarien zu berücksichtigen, die Ihre Arbeit verlangsamen könnten, und ca. 20 % der Zeit zum Projektabschlusstermin bei der Verhandlung hinzuzufügen, zum Beispiel.

Investieren Sie in hochwertige Büroausstattung

Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass der Drucker klemmte, der Laminator kaputt ging oder der Computer einfror, als der Abgabetermin für die Arbeit näher rückte? Vermeiden Sie diese Komplikationen, indem Sie in hochwertige Büroausstattung und Bürotechnik investieren, die Ihnen viele Jahre so gut wie neu hält und auf die Sie sich im Notfall verlassen können. Obwohl die Anfangsinvestition höher sein kann, sparen Sie am Ende mehr als nur Geld.

Letzter Tipp: Belohnen Sie sich immer für eine gut gemachte Arbeit

Haben Sie alles erreicht, was Sie sich vorgenommen haben, und vielleicht sogar noch mehr? Belohnen Sie sich! Ob eine süße Nascherei, ein guter Kaffee oder ein Moment für sich selbst oder die gemeinsame Zeit mit der Familie. Wer lernt, sich für gute Leistungen zu belohnen, bekommt ein gutes Gefühl und die nötige Motivation, andere Aufgaben zu erledigen.