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7 Tipps: Wie Dokumente archivieren und organisieren?

16.6.2022

Mit dem neuen Jahr kommen nicht nur neue Vorsätze, sondern auch regelmäßige Inventarisierung, jährliche Archivierung und Entsorgung von Dokumenten mit ablaufender Archivierungsfrist. Aber wissen Sie, wie Sie Dokumente schließlich vernichten oder wie lange Dokumente archiviert werden müssen? Lesen Sie in dem Artikel nicht nur, wie Sie Ihre Unterlagen archivieren und vernichten, sondern auch, wie Sie diese effektiv aufbewahren, damit sie Ihre Arbeit nicht stören und Sie immer wissen, wo Sie die benötigten Unterlagen suchen müssen.

Archivierung

Das Archivieren und Sortieren von Dokumenten ist eine scheinbar einfache Tätigkeit, die jedoch bei falscher Ausführung fatale Folgen haben kann. Achten Sie insbesondere auf deren gültige Archivierungsfristen, nach denen das Dokument aufbewahrt werden muss.

Das Ende der Archivierungsfristen ist für verschiedene Arten von Dokumenten unterschiedlich. Wir empfehlen daher, sich immer an die aktuelle Version der Normen zu halten. Andernfalls kann eine Geldstrafe von Hunderttausenden von Kronen verhängt werden. Sortieren, dokumentieren und entsorgen Sie Unterlagen daher nur, wenn Sie die genaue Vorgehensweise kennen.

TIPP: Achten Sie bei der Archivierung auch auf das Ausbleichen von Belegen. Machen Sie lieber Kopien davon, die sie mit dem Original kombinieren. Wir empfehlen auch, Kopien anzufertigen oder Dokumente in einer digitalen Version zu speichern. Beachten Sie jedoch auch bei der elektronischen Archivierung deren spezifische Regeln. 

1. Erstellen Sie Stapel

Dank des etablierten Archivsystems sorgen Sie nicht nur für den reibungslosen Ablauf Ihres Dateisystems, sondern straffen auch Ihren Arbeitsablauf, bauen Stress ab und steigern Ihre Produktivität und Ihr geistiges Wohlbefinden. Alles hat seinen Platz und Sie müssen nicht mehr durch das mit Papieren überladene Büro gehen. Im ersten Schritt sortieren wir die Dokumente zunächst in Stapel ein. Wir empfehlen beispielsweise, 3 Stapel anzulegen, in denen Sie nach und nach die anfallenden Unterlagen ablegen. Beispielsweise können Sie Stapel aufteilen in: schreddern - zwischenlagern - archivieren.

In einzelnen Stapeln können Sie Dokumente weiter alphabetisch, chronologisch oder nach Kategorie und Wichtigkeit sortieren. Dokumente, die zur gleichen Kategorie oder zur gleichen Akte gehören, können dann mit einem Hefter oder einer Bindemaschine zusammengefügt oder in eine Broschüren-Kunststoffverpackung gelegt werden, was nicht nur die Dokumente schützt, sondern auch ihre eventuelle Archivierung vereinfacht.

2. Entsorgung unnötiger Dokumente

Nach Ablauf der Archivierungsfrist oder bei der Vernichtung unnötiger Dokumente ist es Zeit für deren endgültige Entsorgung, die der Natur der Sensibilität der Informationen in der Akte Rechnung tragen muss. Dokumente ohne sensible Daten können beispielsweise im Recycling zur weiteren Verwendung im Unternehmen verwendet werden.

Bei sensiblen Dokumenten muss auf den Identitätsschutz geachtet werden, daher ist die geeignetste Variante deren Vernichtung mit einem Aktenvernichter. Achten Sie bei der Vernichtung jedoch auf die Vernichtungsmerkmale einzelner Dokumente, da für die Vernichtung einiger Dokumente auch eine Vernichtungserlaubnis erforderlich ist. Eine detaillierte Liste der Schreddermerkmale einzelner Dokumente wird durch den Typ Schredderindex definiert.

3. Den Rest in Ordnern oder Archivboxen aufbewahren

Wir empfehlen, die häufig verwendeten Aktivordner in praktischen Ordnern oder Aktenordnern unterzubringen, die die Grundausstattung für die Aufbewahrung der Formate A4 und A5 darstellen. Sie haben alle notwendigen Materialien bei sich und werden sie in Zukunft leicht finden. Eine Alternative zu Ordnern und Ordnern sind nachträglich verschlossene Archivboxen, dank denen Sie Staub, Insekten und Feuchtigkeit lange von Ihren archivierten Dokumenten fernhalten.

TIPP: Konzentrieren Sie sich bei Aktenordnern auf die Rückenbreite.

4. Vergessen Sie nicht ihre Beschreibung und Kennzeichnung

Die Grundlage jeder ordnungsgemäßen Organisation besteht darin, alles gemäß den Abmessungen des Ordners ordnungsgemäß zu kennzeichnen und zu beschreiben. Geben Sie nicht nur den Inhalt der Schachtel an, sondern auch das Datum auf der Schachtel oder dem Rücken der Mappe und der Akte. Wir empfehlen, statt des Einlagerungsdatums das Datum der Entsorgungsdauer anzugeben. Was zum Beispiel mit Dokumenten nach Ablauf der Archivierungsfrist passiert, können Sie Buchstaben auf dem Ordner markieren.

TIPP: Sie können nicht nur Marker, Marker und Textmarker zum Markieren verwenden, sondern es ist auch effektiv, vorgedruckte Etiketten und Anhänger aufzukleben. Sie können auch bestimmte Kategoriecodes auf Ordnern zur besseren Orientierung auflisten oder einfach farblich sortieren.

5. Legen Sie die aktiven Dokumente näher an den Tisch

Wenn Sie bereits alles in Ordnern sortiert und beschrieben haben, können Sie die Dinge in die entsprechenden Möbel stellen. Wir empfehlen, Dokumente, die Sie häufig verwenden oder zu denen Sie zurückkehren möchten, in der Nähe Ihres Schreibtisches abzulegen. Nutzen Sie zum Beispiel Regale und Schreibtischablagen, die der kurzfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten bis zu einer Größe von A4 dienen. Dank der cleveren Form des Fachs können Sie Ihren Schreibtisch ganz einfach direkt auf sich stellen. Sie werden sie immer zur Hand haben.

Sie können auch Schubladenordner in der Nähe des Tisches platzieren, was für eine elegante Aufbewahrung längerer Dokumente sorgt. Wir empfehlen, nicht nur die hängenden Hängemappen in die Schubladenordner zu legen, sondern auch die Hängeplatten, die Ihnen helfen, die Hängemappen in der Schublade klar zu trennen. So haben Sie Ihre Unterlagen übersichtlich und sicher dank Zentralverschluss.

TIPP: Regale und Extras findest du auch im 1 + 1 Gratis-Event. Das Angebot gilt, bis der Vorrat aufgebraucht ist

6. Praktische Lösung mit Regalen

Wenn Sie in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeiten oder Akten in geschlossenen Kästen lagern lassen, empfehlen wir Ihnen, offene Aktenregale für Akten mit fester Struktur zu verwenden. In den Regalen können Sie nicht nur aktiv genutzte Ordner aufbewahren, sondern auch geschlossene Archivboxen, die Ihnen Widerstand gegen die Auswirkungen des Rades der Zeit und Staubablagerungen auf Dokumenten verschaffen. Die Drehregale werden dann vor allem diejenigen unter Ihnen zu schätzen wissen, die bei der Archivierung einen großen Stauraum für ihre Ordner suchen, aber nicht viel freien Platz im Büro haben.

7. Elegante Aufbewahrung von Dateien

Wer hingegen die einheitliche Gestaltung des Raumes nicht durch den Blick auf die Ordner stören möchte, kann Regalschränke und Aktenschränke aus Metall oder Holz in verschiedenen Größen verwenden, um diese elegant zu verstecken. Elegante Schränke mit BLOCK-Türen bieten beispielsweise nicht nur viel Stauraum, sondern sind auch noch grifflos und passen so perfekt zu bestehenden Möbeln.

Wenn Sie Zeichnungen oder Dokumente archivieren müssen, die größer als A5 und A6 sind, empfehlen wir Ihnen, eine Zeichnungsbox zu verwenden, die für A0-Formate ausgelegt ist, um sie zu archivieren. Zeichnungsschränke ermöglichen eine Unterteilung durch Trennwände und sind zudem komplett abschließbar.

Bewahren Sie sehr wichtige Dokumente gut verschlossen auf

In jeder Organisation wird es Dokumente geben, die auf keinen Fall beschädigt werden sollten, und deren Ersatz oder Verlust schwerwiegende Folgen hätte. Zur Aufbewahrung können Sie Akten- oder Tresorschränke verwenden, die nicht nur mit einem Tresorschloss ausgestattet sind, sondern auch einen möglichen Brandschutz gewährleisten.