Archivierung und Aktenvernichtung: 7 Tipps für mehr Ordnung in Ihren Unterlagen

Mit dem neuen Jahr steht nicht nur die regelmäßige Inventur an, sondern auch die jährliche Archivierung und Vernichtung von Dokumenten mit ablaufender Aufbewahrungsfrist. Wissen Sie jedoch, wie lange Dokumente aufzubewahren sind, welche davon vernichtet werden dürfen und wie Sie dabei den Überblick behalten?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dokumente korrekt archivieren und vernichten und wie Sie diese praktisch aufbewahren, damit sie Ihre Arbeit nicht behindern und Sie jederzeit wissen, wo sich die benötigten Unterlagen befinden.

Dokumentenarchivierung: eine Aufgabe, die man nicht unterschätzen sollte

Die Archivierung und Sortierung von Dokumenten ist eine Tätigkeit, die bei falschem Vorgehen unangenehme Folgen haben kann. Eine entscheidende Rolle spielen dabei die Aufbewahrungsfristen, während derer einzelne Dokumente aufbewahrt werden müssen. Daher empfehlen wir, stets die aktuelle Gesetzeslage und geltenden Normen zu beachten.

Die Nichteinhaltung von Archivierungspflichten kann zu hohen Geldstrafen führen. Gehen Sie daher die Sortierung, Archivierung und eventuelle Vernichtung von Dokumenten nur dann an, wenn Sie sich über den richtigen Ablauf im Klaren sind.

Tipp: Achten Sie auf das Verblassen von Kassenbons. Ideal ist es, eine Kopie anzufertigen und diese zusammen mit dem Original aufzubewahren. Praktisch ist auch die Ergänzung des Archivs um digitale Dokumentenversionen – auch hier sind jedoch die speziellen Regeln der elektronischen Archivierung zu beachten.

1. Erstellen Sie übersichtliche Dokumentenstapel

Ein etabliertes Archivierungssystem hilft nicht nur bei der Organisation von Dokumenten, sondern auch bei der effizienteren Arbeitsweise und der Reduzierung von Stress. Alles hat seinen festen Platz und der Arbeitsplatz wird nicht von Papier überflutet.

Beginnen Sie mit der Einteilung der Dokumente in grundlegende Stapel:

• zu vernichten
• vorübergehend aufzubewahren
• zu archivieren

Innerhalb der einzelnen Stapel können die Dokumente weiter nach Alphabet, Datum oder Kategorie sortiert werden. Dokumente, die zu einer Akte gehören, sollten mit einer Heftklammer verbunden, gebunden oder in Klarsichthüllen abgelegt werden, um sie zu schützen und die weitere Archivierung zu erleichtern.

2. Entsorgen Sie unnötige Dokumente

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bei der Aussortierung nicht mehr benötigter Unterlagen kommt deren Entsorgung an die Reihe. Dabei ist zu berücksichtigen, ob die Dokumente sensible persönliche oder betriebliche Daten enthalten.

Dokumente ohne sensible Informationen können dem Recycling zugeführt werden. Unterlagen mit persönlichen, finanziellen oder strategischen Daten sollten jedoch mit einem Aktenvernichter vernichtet werden, um Missbrauch zu verhindern.

Beachten Sie, dass einige Dokumente speziellen Aufbewahrungs- und Vernichtungskennzeichen unterliegen und ihre Entsorgung eine Genehmigung erfordern kann. Eine Übersicht geeigneter Dokumente finden Sie im Artikel Welche Dokumente sollten vernichtet werden.

3. Bewahren Sie den Rest in Ordnern und Archivboxen auf

Dokumente, die Sie regelmäßig benötigen, sollten in praktischen Ordnern oder Mappen für die Formate A4 und A5 aufbewahrt werden. So haben Sie sie stets griffbereit und schnell zur Hand.

Für die langfristige Aufbewahrung eignen sich Archivboxen, die die Dokumente vor Staub, Feuchtigkeit und Schädlingen schützen.

Tipp: Achten Sie bei Hebelordnern auf die Rückenbreite – die richtige Größe spart Platz und verhindert überfüllte Ordner.

4. Vergessen Sie nicht die Beschriftung

Die Grundlage einer übersichtlichen Archivierung ist eine korrekte Kennzeichnung. Auf dem Ordnerrücken oder der Archivbox sollten angegeben werden:

• Inhalt der Dokumente
• Datum oder Vernichtungsfrist

Praktischer als das Ablagedatum ist die Angabe des konkreten Vernichtungsjahres oder -datums. Zur besseren Orientierung können Farbcodes, vorgedruckte Etiketten oder eigene Kategoriensysteme verwendet werden.

5. Aktive Dokumente in Arbeitsplatznähe aufbewahren

Dokumente, die Sie häufig benötigen, sollten möglichst nah am Arbeitsplatz gelagert werden. Nutzen Sie dafür Schreibtischablagen, Regale oder Schubladenkartotheken.

Schubladenkartotheken mit Hängemappen sorgen für eine übersichtliche Ablage und bieten durch Zentralverriegelung zusätzliche Sicherheit.

6. Regale und Schränke für größere Dokumentenmengen nutzen

Für größere Mengen an Ordnern und Archivboxen eignen sich offene Archivregale, die einen einfachen Zugriff und eine hohe Tragfähigkeit bieten. Für kleinere Büros sind drehbare Regale ideal, da sie Platz sparen.

Wenn Sie Dokumente verdeckt aufbewahren und ein einheitliches Erscheinungsbild des Büros erhalten möchten, wählen Sie abschließbare Metall- oder Holzaktenschränke.

Für Zeichnungen und großformatige Dokumente sind Planschränke bis zum Format A0 geeignet.

7. Wichtige Dokumente sicher verschließen

In jedem Unternehmen gibt es Dokumente, deren Verlust oder Beschädigung schwerwiegende Folgen haben könnte. Für deren Aufbewahrung eignen sich Archiv- oder Tresorschränke, die Schutz vor unbefugtem Zugriff und ein erhöhtes Maß an Sicherheit bieten.

FAQ: Archivierung und Aktenvernichtung im Überblick

Wie lange müssen Dokumente archiviert werden?

Die Aufbewahrungsfrist variiert je nach Dokumentenart und geltender Gesetzgebung. Für Buchhaltungs-, Lohn- und Personalunterlagen gelten gesetzlich festgelegte Fristen.

Wann dürfen Dokumente vernichtet werden und welche Unterlagen werden vernichtet?

Dokumente dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder wenn sie nicht mehr benötigt werden vernichtet werden. Besonders geeignet zur Vernichtung sind Unterlagen mit persönlichen und finanziellen Daten. Eine Übersicht finden Sie im Artikel Welche Dokumente sollten vernichtet werden.

Welche Art von Aktenvernichter ist die richtige?

Dies hängt von der Sensibilität der Daten und der Dokumentenmenge ab. Für den normalen Gebrauch reicht eine einfache Sicherheitsstufe, vertrauliche Dokumente erfordern einen höheren Schutzgrad. 

Wie lassen sich Dokumente richtig aufbewahren und schützen?

Verwenden Sie hochwertige Ordner, Archivboxen und abschließbare Büromöbel, die Dokumente vor Staub, Feuchtigkeit und unbefugtem Zugriff schützen.